Online booking system with EHR integration
Patients can now book UVO appointments directly via the website. Staff confirm the booking in the EHR, after which an automated intake form invitation is sent.
Laravel, React
Web application
The challenge
Until recently, Visus patients could sign up for a preliminary eye exam (UVO) through a form on the website. Requests were received via email and had to be processed manually by staff — a time-consuming process with a risk of delays and errors.
Visus wanted to allow patients to book a UVO appointment directly on the website at their preferred time and location — without losing scheduling oversight for staff.
Our solution
We built an online booking system that allows patients to select a time slot for their UVO directly. Available locations, dates, and times are shown in real-time, based on the clinic’s calendars. Once booked, the appointment is entered into the internal EHR in draft form. A staff member then confirms the appointment by phone, triggering an automatic invitation for the patient to complete their medical intake online.
Key features:
- Self-service booking via the website, linked to real-time calendars
- Smart time slot selection per location and specialist
- Appointments saved to the EHR as drafts
- Manual confirmation by staff with a single click
- Automatic follow-up emails including a link to the digital intake form
- Fully integrated with the existing EHR system
The result
The new workflow saves Visus staff time each day and makes it easier for patients to book an appointment quickly. Staff maintain control with manual confirmation, while most of the communication and processing is automated. The shift from a form-based system to direct booking has gone smoothly and is seen as a major improvement by both patients and staff.
Cases
View all
Visus OogkliniekCustom medical EHR system
A fully custom EHR system that supports the entire patient process: from medical history to discharge letters, including prescriptions, payments, and email automation.
DCA DienstverleningTime tracking and invoicing platform
A digital time tracking and invoicing platform that enables DCA Services to receive hotel data in one click and automatically invoice via WeFact — saving several days of work each week.
Whats.WorkHire students for IT support
A mobile app that helps you find and hire nearby students for IT support. Match based on skills and hire instantly at their hourly rate.
GetGraspLightning-fast and manageable website
A fast and SEO-friendly website built with Nuxt.js and Strapi CMS, giving the GetGrasp team full control over content publishing.
Revise.meThesis editing platform
A platform where students can easily hire an editor to improve their thesis — with secure payments and automated payouts via Stripe.
Visus OogkliniekInternal scheduling system
We developed an internal scheduling system allowing staff to efficiently plan and manage treatments, preliminary exams, and check-ups.
SuperSpacesAIAnalytics & audience rewards for Twitter Spaces
An analytics and reward platform for X Spaces that gives hosts insight into their audience and automatically rewards loyal listeners.
Visus OogkliniekInternal ticketing & communication system
An internal ticket and task management system within the EHR, enabling staff to efficiently assign, track, and follow up on patient-related tasks, complete with reminders and smart filters.
HSI InstallatiesMobile handover & photo documentation app
A mobile app that allows HSI Installaties technicians to instantly link photos to projects, blocks, and house numbers — making handover documentation fast, accurate, and hassle-free.
ZoomAcademy – ReshiftWebshop and E-Learning platform
A headless Shopify Plus platform integrated with LearnWorlds, where users can buy and immediately access courses via SSO — with full content control for the marketing team via Builder.io.
GorillaJobsJob platform for healthcare professionals
A job platform focused on healthcare professionals, enabling institutions and candidates to connect quickly and directly — no hassle, no middlemen.
Peau'DorHeadless Shopify webshop
A headless Shopify webshop built with Next.js and React that elevates Peau'Dor’s brand experience and conversion — fast, flexible, and marketing-ready.
OtenticWooCommerce webshop for a luxury perfume brand
A WooCommerce webshop for Otentic Perfumes that combines luxury, speed, and ease of use — ready for international growth and brand reinforcement.
Vorwerk & CoWordPress website for an accounting firm
A modern WordPress website for Vorwerk & Co that makes them professionally visible online and gives their team full content management control.
UNG CosmeticsWooCommerce webshop for cosmetics
A visually strong WooCommerce webshop for UNG Cosmetics, focused on conversion, brand experience, and easy management for the marketing team.
RolingWordPress website for insulation services
A professional WordPress website for Roling Isolatiebouw that clearly presents their services and projects — built for trust and new inquiries.
AtozLabsCreate, deploy, and mint NFT collections
A no-code NFT generator for creating, deploying, and selling thousands of unique images — with a mint page and support for Ethereum, Solana, and Zilliqa.
ZilliqaSam McKnight NFT drop
An exclusive NFT drop for Sam McKnight on Zilliqa, featuring unique artworks, a branded mint page, and unlockable content — ready for both the web3 community and loyal fans.
xCoHostManage your X Spaces like a pro
A platform to professionally manage your X Space — from speaker scheduling and invites to a live dashboard — used by thousands of hosts and millions of listeners.
HSI InstallatiesWordPress website for floor heating specialist
A professional WordPress website for HSI Installaties that clearly presents their underfloor heating services and is easy to manage in-house.
Visus OogkliniekMedisch EPD-systeem op maat
Een op maat gemaakt EPD dat het volledige patiëntproces ondersteunt: van anamnese tot ontslagbrief, inclusief recepten, betalingen en e-mailautomatisering.
DCA DienstverleningUrenregistratie- en facturatieplatform
Een digitaal platform voor urenregistratie en facturatie waarmee DCA Dienstverlening in één klik gegevens ontvangt van hotels en automatisch factureert via WeFact — een besparing van meerdere dagen werk per week.
Whats.WorkStudenten inhuren voor IT-hulp
Een mobiele app waarmee je studenten in de buurt vindt en inhuurt voor IT-hulp. Match op skills en huur direct in op hun uurtarief.
GetGraspRazendsnelle en beheerbare website
Een snelle en SEO-vriendelijke website gebouwd met Nuxt.js en Strapi CMS, waarmee het team van GetGrasp eenvoudig content beheert en publiceert.
Revise.mePlatform voor scriptiebeoordeling
Een platform waar studenten eenvoudig een editor kunnen inhuren om hun scriptie te laten verbeteren — met veilige betaling en automatische uitbetaling via Stripe.
Visus OogkliniekIntern planningssysteem
We ontwikkelden een intern planningssysteem waarmee medewerkers behandelingen, UVO’s en controles efficiënt kunnen plannen en beheren.
SuperSpacesAIAnalytics en audience rewards voor Twitter Spaces
Een analytics- en beloningsplatform voor X Spaces waarmee hosts inzicht krijgen in hun publiek en loyale luisteraars automatisch kunnen belonen.
Visus OogkliniekInterne ticketing & communicatiesysteem
Een intern ticket- en taakbeheersysteem binnen het EPD, waarmee medewerkers efficiënt communiceren, taken toewijzen en opvolgen per patiënt, inclusief herinneringen en slimme filters.
HSI InstallatiesMobiele oplever- en fotodocumentatie-app
Een mobiele app waarmee monteurs van HSI Installaties direct foto’s kunnen koppelen aan projecten, blokken en huisnummers. Zo verloopt de opleverdocumentatie snel, foutloos en zonder WhatsApp-omwegen.
ZoomAcademy - ReshiftWebshop en e-learningplatform
Een headless Shopify Plus platform gekoppeld aan LearnWorlds, waarmee gebruikers cursussen kopen én direct volgen via SSO — met volledige contentcontrole voor het marketingteam via Builder.io.
GorillaJobsVacatureplatform voor zorgspecialisten
Een vacatureplatform gericht op zorgspecialisten, waarmee zorginstellingen en kandidaten elkaar snel en direct vinden — zonder gedoe of tussenpersonen.
Peau'DorHeadless Shopify webshop
Een headless Shopify webshop gebouwd in Next.js en React, waarmee Peau’Dor hun merkbeleving en conversie naar een hoger niveau tilt — snel, flexibel en marketing-ready.
OtenticWooCommerce webshop voor luxe parfummerk
Een WooCommerce webshop voor Otentic Perfumes die luxe, snelheid en gebruiksgemak combineert — klaar voor internationale groei en merkversterking.
Vorwerk & CoWordPress website voor accountantskantoor
Een moderne WordPress-website voor Vorwerk & Co, waarmee ze professioneel zichtbaar zijn én eenvoudig zelf hun content kunnen beheren.
UNG CosmeticsWooCommerce webshop voor cosmetica
Een visueel sterke WooCommerce webshop voor UNG Cosmetics, gericht op conversie, merkbeleving en eenvoudig beheer voor het marketingteam.
RolingWordPress website voor Isolatiebouw
Een professionele WordPress-website voor Roling Isolatiebouw die hun diensten en projecten helder presenteert — gericht op betrouwbaarheid en nieuwe aanvragen.
AtozLabsNFT Collecties maken, deployen en minten
Een no-code NFT-generator voor het maken, deployen en verkopen van duizenden unieke afbeeldingen — inclusief mint-pagina en ondersteuning voor Ethereum, Solana en Zilliqa.
ZilliqaSam McKnight NFT Drop
Een exclusieve NFT drop voor Sam McKnight op Zilliqa, met unieke artworks, branded mint-pagina en unlockable content — klaar voor de web3-community én zijn fans.
xCoHostManage your X Spaces like a pro
Een platform waarmee je jouw X Space professioneel organiseert: van sprekersbeheer en invites tot een live dashboard — gebruikt door duizenden hosts en miljoenen luisteraars.
HSI InstallatiesWordPress website voor specialist in vloerverwarming
Een professionele WordPress-website voor HSI Installaties die hun vloerverwarmingsdiensten duidelijk presenteert en makkelijk zelf te beheren is.
